La dématérialisation des RH signe-t-elle leur déshumanisation ?

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La dématérialisation des RH signe-t-elle leur déshumanisation ?

La dématérialisation des ressources humaines signe-t-elle la déshumanisation de la fonction RH ?

C’est un sujet qui nous touche de près : cette fameuse crainte de la déshumanisation des ressources humaines. En tant que startup ayant introduit du digital dans le process de recrutement, nous aimons nous interroger sur le sujet.

De plus, cette année, nous avons travaillé sur le projet du Compte Personnel d’Activité dont un des axes est la digitalisation du parcours professionnel. Ce qui nous a plu ? La ré appropriation possible par le travailleur de son parcours professionnel.

Dans l’entreprise, avec la transformation digitale, les collaborateurs deviennent les premiers clients de leur propre boîte. Et elle touche tous les domaines des ressources humaines : de la CPEC*, à la formation, au recrutement digitalisé, à la marque employeur en passant par des tâches plus administratives comme la paie, les notes de frais, les congés…
Une crainte – légitime – émerge alors : la dématérialisation RH rime-t-elle avec la déshumanisation des ressources humaines ? Quelles sont les craintes exprimées par les responsables RH ? Pourquoi est-il important de se transformer ? Et surtout quelles sont les bénéfices de la dématérialisation des documents administratifs RH ?

Pour faire le point, nous avons rencontré Göze Kacmaz de chez PeopleDoc (anciennement Novapost), entreprise fondée en 2007 et groupe français de dimension internationale. Ces experts de la dématérialisation RH nous ont aidé à comprendre ce sujet technique.

* gestion prévisionnelle des emplois et compétences

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Pourquoi est-il nécessaire de digitaliser le métier de RH ?

« Il est nécessaire de digitaliser le métier des RH. C’est même inéluctable : le constat qui a fondé PeopleDoc est que les échanges entre les services RH et les collaborateurs manquent de fluidité, et qu’il existe un décalage technologique entre le monde professionnel et la vie personnelle (les gens utilisent, dans leur vie privée, des outils beaucoup plus évolués que dans leur environnement professionnel).

La pression qui s’exerce sur la fonction RH est triple :
1/ Elle vient des collaborateurs qui ont des exigences de plus en plus fortes en matière de services personnalisés. Par exemple, il ne s’agit plus seulement aujourd’hui de produire des bibliothèques de ressources en ligne mais adapter le contenu en fonction du profil de l’utilisateur.
2/ Elle vient de la logique du self-service, issue du e-commerce. Il faut désormais développer une relation client avec ses collaborateurs pour optimiser la rétention des talents. Cela peut passer par une attention particulière portée aux interfaces produites pour les collaborateurs. On les conçoit “user-friendly” pour leur proposer une expérience inédite.
3/ Elle vient des avancées technologiques constantes : d’une part en rendant obsolète la manière dont fonctionne l’entreprise, d’autre part en facilitant la prise de décisions appuyée par de la data, pas une simple impression.

Face à la digitalisation, même si le sujet est bien identifié, il se raconte encore trop souvent au futur. On doit s’atteler dès maintenant à digitaliser la fonction RH dans tous ses process et toutes ses approches.
L’enjeu est de taille : en laissant passer une telle opportunité, on risque d’avoir beaucoup de mal à rattraper son retard par la suite, car les outils évoluent et s’améliorent très vite. »

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« On assiste à une prise de conscience : 54 % des décideurs RH voient le digital comme prioritaire pour leur fonction en 2016 contre 34 % en 2015. »

Comment réagissent les RH ? Quelles sont leurs principales craintes ?

« Tout d’abord, les RH ont bien conscience que la digitalisation est inéluctable, que c’est une bonne chose pour leur travail, car cela va optimiser leur efficacité et surtout, leur permettre de diminuer le temps passé à réaliser des tâches sans grande valeur ajoutée. Ils pourront se concentrer sur leur mission au sein de l’entreprise.

D’ailleurs, notre étude The Digital Road, réalisée en partenariat avec Markess met en avant un chiffre clé : les décideurs RH prennent fortement conscience du caractère stratégique du digital : en 2016, 54 % d’entre eux le voient comme prioritaire pour leur fonction en 2016 (ils n’étaient que 34 % en 2015).

 A lire ! Dans quelle mesure le digital permet à la notion de « HR Service Delivery » de prendre tout son sens et comment la DRH s’inscrit dans une dynamique d’innovation et de gestion optimale de la relation salariés. Découvrez comment digitaliser les bulletins de paie et automatiser la gestion des dossiers salariés.

Mais c’est vrai, il existe toujours des irréductibles qui rejettent, ou en tout cas doutent des effets de la digitalisation. C’est une réaction commune face à aux innovations. C’est d’autant plus le cas lorsqu’elles se succèdent aussi rapidement, comme c’est le cas depuis quelques années. On est passé du fax au mobile-first en moins d’une génération de travailleurs !
Les nouveaux outils RH produisent des échanges plus fluides entre RH et collaborateurs, tout en octroyant un réel bol d’air aux acteurs RH.
En automatisant les tâches qui peuvent l’être, on a plus de temps pour élaborer des projets sur le long-terme, engager des discussions de fond avec les collaborateurs, et réfléchir à son rôle au sein de l’organisation, notamment en termes de conduite de changement.« 

Pouvez-vous me raconter une expérience d’onboarding digitalisé ?
Comment cela s’est passé ? Qu’est-ce que ça a apporté de plus ou de différent ?

« Aujourd’hui, via notre plateforme, l’on-boarding commence avant le premier jour !

Ainsi, le RH récupère les infos administratives du collaborateur via la plateforme. Puis il envoie un formulaire afin de collecter les documents qui iront dans le dossier collaborateur. Ces échanges ne se font plus par emails ce qui améliore la sécurisation des données mais via un portail collaboratif.
Cet outil est également l’occasion d’échanger docs avec le salarié : livret d’accueil, infos sur la société…

Ensuite, le RH génère le contrat sur la base des éléments.

La signature du contrat est également digitalisée : le futur collaborateur reçoit un texto pour le signer soit sur mobile soit sur la plateforme. Enfin, le contrat signé est stocké dans le coffre-fort du collaborateur et dans l’espace employeur.

Du côté du RH, la plateforme permet de centraliser tous les échanges liés à l’accueil du collaborateur : comme par exemple le formulaire pour créer le poste de travail avec le service informatique, remplir l’annuaire ou le trombinoscope, l’adhésion à la mutuelle… »

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Vous proposez de digitaliser la gestion de la relation salarié : une relation virtuelle peut-elle être d’aussi bonne qualité qu’une relation physique ? On a déjà tendance à critiquer l’éloignement RH vis à vis de leurs « population »…

« Au contraire, le digital RH permet aujourd’hui aux RH de reprendre la main sur leur mission dans l’entreprise et de ne plus se laisser dépasser par les tâches sans valeurs ajoutées. Et pour ne rien gâcher, la digitalisation des RH contribue à moderniser l’image des RH au sein de l’organisation.

Prenons l’exemple des workflows digitalisés : les outils en SaaS comme PeopleDoc permettent aux RH de créer des workflows et de les modifier en quelques minutes seulement, sans l’aide de l’IT ! Ils sont plus efficaces et surtout plus agiles. Et ça, c’est une approche que les collaborateurs d’une entreprise apprécient beaucoup au quotidien.

En bref, il ne s’agit pas de remplacer le contact humain par une relation virtuelle. Les outils digitaux soutiennent l’activité des RH et remettent l’humain au cœur des processus, pas la paperasse. »

« Il faut encourager le partage d’expérience sur la prise en main des outils et créer du mind-sharing. »

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Alors, comment s’y prendre pour dématérialiser les RH ?

« Premier conseil : éviter le “Big Bang” et se concentrer sur des quick-wins dans un premier temps. La fonction RH doit convaincre toute l’entreprise, du Comex à l’ensemble des collaborateurs, et cela peut représenter beaucoup de monde ! La mise en application de la Loi Travail au 1er janvier 2017 encourage la digitalisation des bulletins de paie. Parmi les avantages que porte cette Loi, c’est la rapidité de son implémentation et sa visibilité. Elle peut aboutir en un mois seulement et impacte toute l’entreprise.
La conséquence directe : des équipes RH et des collaborateurs enthousiastes. Cela facilite le passage aux étapes suivantes, comme par exemple la digitalisation de l’onboarding. C’est fondamental parce que l’enseignement principal de la digitalisation, c’est que l’on ne peut pas la forcer : il n’y a pas de digitalisation sans collaboration. En la matière, le premier prescripteur est devenu l’utilisateur, pas le chef de projet.
Un deuxième conseil découle de ce principe : il faut encourager le partage d’expérience sur la prise en main des outils et créer du mind-sharing. En digitalisant, on ne pousse pas simplement un outil, mais on intègre une logique d’amélioration continue dans toutes ses missions.

La dématérialisation des RH permet de coller aux nouveaux usages et besoins des travailleurs (en tête mobilité des travailleurs) ainsi que d’alléger le travail des services RH par le biais de l’automatisation des tâches sans valeur ajoutée.
De fait, les RH ont plus de temps pour se recentrer sur des tâches stratégiques et humaines.
Le résultat : le digital, loin de remplacer l’humain, fluidifie les relations entre RH et collaborateurs, tout en octroyant un réel bol d’air aux acteurs RH. »

Les bénéfices en synthèse :

· Réduction des coûts
· Gain de temps
· Gain de productivité
· Praticité
· Sécurité
· Centralisation des documents
· Simplicité d’utilisation
· Réduction de la facture écologique

Peopledoc, plateforme SaaS de digitalisation RH aide les entreprises à simplifier et fluidifier les processus administratifs entre RH et salariés. Plus d’infos sur www.people-doc.fr et sur le blog de la digitalisation RH

Cet article a été écrit par Marjolaine Gaudard

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